5 fases om betalingsproblemen met nieuwe klanten te beperken

Je onderneming moet groeien. Meer nieuwe klanten. Meer omzet. Meer winst. Meer waarde. Maar wat als je verkopers op jacht gaan naar nieuwe klanten en die blijken later helemaal niet zo kredietwaardig te zijn en hun facturen veel te laat of niet te betalen...?

Betalingsproblemen met nieuwe klanten kan je beperken door je sales, marketing en financiële collega’s bewust te maken van de volgende 5 fases en erop toe te zien dat ze de juiste dingen doen die bij die fase horen.

Prospectfase – denk na wie je als klant wilt

Stel een marktpenetratieanalyse op en deel je klanten in op omzet, marge, moraliteit en kredietwaardigheid. Als je de beste klantgroep(en) in kaart hebt gebracht zoek dan naar soortgelijke bedrijven. Door zelf op te zoek te gaan elimineer je risico’s meteen aan de voorkant. Het ideaal van de marketingmanager zou dan ook moeten zijn dat hij verkopers uitsluitend naar kredietwaardige prospects stuurt.

Acceptatiefase – check de kredietwaardigheid

Better safe, than sorry. Zorg dat je verkopers altijd eerst de kredietwaardigheid checken. Laat verkopers ook meenemen in hun verkoopgesprek dat dit wordt gevraagd vanuit de kredietverzekeraar. Zo kan je bij een negatieve kredietlimiet ook altijd nog terugvallen op orders die vooruit worden betaald. Stel daarna pas een duidelijke offerte op met heldere verkoopvoorwaarden.

Monitoringfase – volg de (eerste) betaling

Na de handtekening is iedereen blij, vinden jij en je klant elkaar nog leuk en zien verkopers alleen het succes. Maar let op: vier pas feest als de (eerste) factuur is betaald. Zorg dat de financiële administratie de factuur snel en met de juiste informatie verstuurt. Laat vervolgens ook de verkoper de (eerste) betaling volgen. Dat zegt veel over afspraken nakomen, moraliteit en samen (willen) werken. Soms is het zelfs slim om die eerste betaling af te wachten voordat je nieuwe orders aanneemt. Een goede relatie komt altijd van twee kanten.

Beheerfase – de factuur is vervallen

De factuur is vervallen en er is nog geen betaling. Uiteraard maken we ons nog geen zorgen. We zijn immers positieve mensen en er stond een mooie auto bij de klant voor de deur. Zeker die eerste week is er nog geen probleem. Daarna komt toch de vraag wat gaan we doen? Bellen, mailen of komt het gewoon goed? Is er een dispuut? Moet de klant on hold? En wat zeggen we dan? En vooral wie? Een ding hebben veel bedrijven vaak gemeen: ze komen te laat in actie. Zorg dat je een proces hebt ingericht die meteen wordt gevolgd als een factuur vervallen is.

Incassofase – de betaling blijft uit

Na alle verwoede pogingen en aanmaningen blijft de betaling uit. Gaan we de factuur uit handen geven dan moet je vaak concluderen dat je afscheid neemt van je klant. (Mocht het toch goed komen stap dan meteen terug naar fase 1 of 2. Ga zeker niet op dezelfde voet verder.)

Als je een kredietverzekering hebt afgesloten dan krijg je 90% uitgekeerd en gaat de kredietverzekeraar (daarna) achter dat geld aan. Mocht je dossier rammelen, neem dan je verlies en leer ervan dat je moet toezien op fase 1 t/m 4. Een goed doordachte klantselectie aan de voorkant voorkomt vaak betalingsproblemen achteraf.