Hoe om te gaan met de 5 meest voorkomende debiteuren smoesjes

In debiteurenbeheer of creditmanagement krijg je vaak te maken met excuses van debiteuren die proberen betalingen uit te stellen. Hoe ga je daarmee om zonder je geduld te verliezen? In dit artikel zetten we de vijf meest voorkomende smoesjes op een rij en geven we tips om ze effectief aan te pakken.

1. "We hebben de factuur nooit ontvangen."

Dat is vervelend! Wij versturen de facturen altijd naar dit e-mailadres. Klopt dit nog? De factuur is op {datum} verzonden.
Tip: stuur de factuur direct nogmaals en vraag of ze achter de PC zitten om het te ontvangen. Vraag ook wanneer de betaling alsnog kan worden verwacht.

2. "We zitten te wachten op de betaling van een grote klant. Daarna ben jij de eerste."

Ik kan me goed voorstellen dat dit vervelend voor jullie is. Echter, de betaling van jullie klant staat los van onze samenwerking. Wij hebben een betaaltermijn van {x} dagen afgesproken en ontvangen graag de betaling uiterlijk op {datum}.
Tip: vraag altijd of ze kunnen bevestigen dat de betaling dan binnen is.

3. "Wat toevallig dat u belt! Het bedrag is vanmorgen overgemaakt."

Super fijn om te horen! Ik kijk meteen of het bedrag al binnen is.
Tip: vraag of ze de betaalbevestiging kunnen doorsturen, omdat het bedrag misschien nog niet in je administratie staat.

4. "We wachten nog op goedkeuring van de factuur."

De factuur is op {datum} naar jullie toegestuurd en er is voldoende tijd geweest om deze goed te laten keuren. Wat houdt het management tegen? Wij verwachten de betaling uiterlijk op {datum}.
Tip: vraag of ze kunnen bevestigen dat de betaling dan binnen is en stel voor om met de bevoegde persoon te praten als dat nodig is.

5. "We hebben de producten wel besteld bij u, maar nooit ontvangen."

Oei, dat is vervelend. Ik ga dit direct even nakijken. Volgens onze gegevens zijn de producten op {datum} geleverd en hebben we hiervan een bevestiging van jullie ontvangen.
Tip: stel voor om de leveringsgegevens door te nemen om te kijken of er iets mis is gegaan en geef aan dat de betaling binnen {x} dagen verwacht wordt.

Blijf professioneel, maar wees duidelijk en standvastig. Wanneer een betaling wordt uitgesteld, geef dan altijd een concrete datum en vraag actief naar het plan van de debiteur om de betaling alsnog te realiseren.